Ühe personalijuhi lugu: kuidas ta lõi süsteemi sinna, kus valitses kaos

Kuidas personalijuht leidis korra kaosesse – ja muutis paberi digitaalseks äriloogikaks 

Kui Baltic Computer Systems AS-i personalijuht Birgit alustas tööd ettevõttes, märkas ta kiiresti, et personaliprotsessid olid killustatud. Info liikus suuresti e-kirja teel, andmed paiknesid eri Exceli tabelites ning personalidokumendid olid laiali töötajate arvutites, ühiskaustades ja ka paberkandjal. Iga kord, kui keegi ettevõttest lahkus, lahkus koos temaga ka osa olulistest teadmistest. 
 
„Kõik tegutsesid parima tahtmisega, aga süsteem oli lihtsalt liiga killustatud,“ meenutab Birgit. „Aega kulus otsimisele ja kinnitamistele rohkem kui sisulisele tööle.“ 

Samm 1: Andmed korda – SharePoint 

Birgit alustas kõige lihtsamast: andmete korrastamisest. Ettevõte võttis kasutusele SharePoint’i kui keskse sisu- ja andmehoidla. Kõik dokumendid, loendid ja protsesside andmed koondati ühtsesse keskkonda. „Ühel hetkel ei pidanud enam küsima, kus see fail oli,“ muigab Birgit.
SharePoint tõi kaasa: andmete tsentraliseerimise ja versioonihalduse, turvalised ligipääsud, filtreeritavad ja sorteeritavad vaated, mis meenutavad Exceli funktsionaalsust, kuid ilma failide kaoseta.

Samm 2: Kasutajakogemus inimese mõõtu – Power Apps 

Kui andmed olid korras, vajas meeskond mugavat töövahendit nende kasutamiseks. Birgit pöördus IT-osakonna poole, kes aitas Power Appsi toel luua lihtsa, ettevõtte vajadustele kohandatud rakenduse. Selles said töötajad mugavalt esitada erinevaid avaldusi ja taotlusi, omada ülevaadet oma puhkuse kasutusest ning juhid ülevaadet hetkeolukorrast jms. Kõik oli seotud SharePointi andmebaasiga – üks allikas, mitu erinevat rakenduse vaadet. Power Appsi väärtus peitus lihtsuses: „Vajalikud lahendused valmisid nädalatega, mitte kuudega. Ja kui vajadus muutus, sai ka rakendust kohe muuta.“

Samm 3: Protsessid automaatseks – Power Automate 

Kolmandaks võttis Birgit kasutusele Power Automate’i, et digitaliseerida kinnitused ja teavitused. Taotlused jõudis nüüd automaatselt juhile kinnituseks, seejärel personaliosakonnale ja lõpuks raamatupidamisse. Kõik liikus automaatselt, ilma vajaduseta e-kirju käsitsi saata. „Meie töövood muutusid läbipaistvaks ja jälgitavaks. Ka näiteks välisel ISO auditeerimisel on kõik sammud nähtavad – kes kinnitas, millal ja mis otsuse tegi,“ selgitab Birgit. Automatiseerimine vähendas käsitööd, vigu ja riske, samas kiirendas otsustamist.

Kolm sammast, mis lõid uue töökorra 

Mida ettevõte tegelikult võitis? 

Birgit hinnangul muutus kõige olulisem – saavutati selgus, maandati riskid ja tõusis efektiivsus. Töötajate andmed on ühes kohas, usaldusväärsed ja ajakohased. Protsessid toimivad suuresti automaatselt ja läbipaistvalt. Lisaks tagab Power BI integreerimine, et valdkonna aruandlus ja visualiseerimine on korrastatud andmete põhjal kättesaadavad. Uued rakendused sünnivad kiiresti, ilma keerulise arendusprotsessita. Koolituse järel oskab personalitiim ka ise muudatusi teha. Lisaks vähenes e-kirjade ja Exceli kasutus märkimisväärselt. Kui enne kulus ühe taotluse menetlemiseks või tööajaarvestuse kokkupanekuks mitmeid töötunde, siis nüüd toimib kõik suuresti automaatselt ja vaid mõne hetkega. 

Tänaseks töötab ettevõttes terviklik siseveeb, mis ühendab kogu personalitöö digitaalsesse ökosüsteemi: 

– personaliarvestus (isiku- ja töösuhte andmed), 

– digitaalne puhkuste haldus, 

– automatiseeritud tööajaarvestus, 

– automaatsed teavitused (nt sünnipäevade ja tööjuubelite teavitused), 

– digitaalne dokumentide kinnitamine.

– intranet (asutusesisene keskkond uudiste, tähtpäevade ja muu olulise info jagamiseks). 

 
„Me ei loonud lihtsalt süsteemi,“ võtab Birgit kokku. „Me lõime töökorra, mis kasvab koos ettevõttega.“ 

SharePoint on palju enamat kui dokumendihoidla – see on sisu ja andmete usaldusväärne selgroog. Power Platform lisab sellele digitaalse mõistuse. Üheskoos loovad nad ettevõttele paindliku, kiire ja tulevikukindla töökoha. 

Meie kogemus – soovitus teistele ettevõtetele 

Baltic Computer Systems AS-is oleme nüüdseks loonud tervikliku personalihalduse ökosüsteemi, mis põhineb SharePointil ja Power Platformil. See on aidanud meil muuta sisemised protsessid läbipaistvaks, kiireks ja mugavaks nii töötajatele kui ka juhtidele. 

Sama lähenemist soovitame ka teistele ettevõtetele, kes soovivad korrastada andmeid, lihtsustada töövoogusid ja vähendada käsitööd. SharePoint ja Power Platform on tööriistad, millega saab iga organisatsioon oma äriloogika muuta digitaalseks lahenduseks – samm-sammult ja ilma liigse keerukuseta.